Vous proposez des visites individuelles ou des visites de groupe? Vous souhaitez simplifier la gestion des visites ou vous doter d'une gestion élaborée qui rassemble guide, thématique et langue? La nouvelle famille de produits Pass visite répond à tous vos besoins, des plus simples aux plus sophistiqués.

Les différents types de Pass visite

La nouvelle famille de produits Pass visite offre une gamme complète pour enrichir votre catalogue de visites.

• Visite libre ou visite guidée
• Visite individuelle ou visite de groupe
• Pour les visites de groupe
  • Tarification individuelle avec un billet par personne
  • Tarification forfaitaire avec un billet de groupe

Ces dimensions permettent de proposer quatre types distincts de visites.

Configurez votre visite "sur mesure"

Les visites offrent de nombreuses possibilités de configuration:

• Taille minimum du groupe: Lorsqu'une personne (par exemple le relais d'une école) réserve une visite de groupe pour une classe, un guide devra être attribué à cette classe. Afin d'utiliser au mieux les guides à disposition, vous pouvez imposer une taille minimale pour un groupe.
• Taille maximale d'un départ: Pour garantir une meilleure expérience au visiteur, vous pouvez être amené à limiter le nombre de personnes participant simultanément à une même visite. Par exemple, au-delà de 20 personnes, il se peut que les visiteurs n'entendent plus très bien les commentaires de leur guide ou ne parviennent plus à bien voir l'oeuvre commentée. C'est pourquoi SecuTix vous permet de définir une taille maximale, par exemple 20 personnes. Cette limitation n'impacte pas le processus de commande, car un relais peut tout à fait commander une visite pour un groupe de 35 personnes. Dans ce cas, c'est le système qui scindera automatiquement le groupe en deux "départs", un guide étant nécessaire pour chaque départ. Ces deux départs feront la visite en même temps, mais avec deux guides différents.
• Nombre maximal de départs simultanés: La disponibilité des guides et/ou la configuration des lieux peuvent constituer des critères pour restreindre le nombre de départs simultanés. Par exemple, il est sans doute préférable d'éviter que deux départs soient (géographiquement) trop proches l'un de l'autre ou qu'ils se croisent durant la visite.
• Tolérance sur la taille maximale d'un départ: Cette tolérance vous permet d'éviter la création d'un départ inutil (et donc la mobilisation d'un guide supplémentaire) dans des cas limites. Prenons l'exemple d'un groupe de 42 personnes qui veut réserver une visite alors que la taille maximale d'un départ est fixée à 20 personnes. En paramétrant une tolérance de deux personnes, vous allouerez deux départs à ce groupe au lieu des trois normalement prévus.

Plusieurs Pass visite peuvent cohabiter sur un même créneau et vous pouvez définir le nombre maximal de départs simultanés au niveau du créneau ou au niveau des Pass visite. Si par exemple un maximum de cinq départs simultanés est prévu, vous pouvez fixer à trois le maximum de départs simultanés pour le Pass visite "Visite scolaire" afin d'éviter que ce type de pass ne monopolise tous les départs disponibles.

Choisissez la gestion des thématiques et des langues qui vous convient

Plusieurs modes de gestion sont à votre disposition:

• Gérer la langue et la thématique: Il s'agit du cas le plus fréquent. L'institution culturelle propose plusieurs thématiques de visite, chacune étant disponible dans une ou plusieurs langues.
• Ne pas gérer la langue ni la thématique de la visite: Ce choix convient pour les visites non guidées, les visites avec audioguide et les visites avec un guide multilingue.
• Gérer uniquement la langue: Ce choix convient aux visites guidées portant sur un seul thème. Les explications sont fournies en plusieurs langues, chaque groupe de visiteurs recevant des informations en une seule langue.

Vous pouvez également définir des restrictions de thématiques et de langues au niveau des créneaux. Par exemple, décider que le guide germanophone n'est pas disponible le mardi matin.

Profitez de la richesse fonctionnelle

Guichet

Au guichet, on retrouve les processus bien connus - réservation, vente, échange et annulation - ainsi que la vente au sein d'un package ou via un avantage. Résultat d'une attention toute particulière portée à l'ergonomie, le nouvel écran de sélection de produits facilite grandement le travail des opérateurs. Un calendrier central s'affiche en plein écran pour leur permettre de sélectionner les produits Pass visite.

Et ceci, pour chacun des types de Pass visites: individuel, individuel guidé, groupe à tarif individuel, groupe au forfait.

A partir de ce même calendrier, l'opérateur peut créer des créneaux à la volée, vérifier la disponibilité des guides (sans horaires de travail du guide l'assignement est dit "automatique") ou encore consulter les visites déjà planifiées. Afin d'offrir aux opérateurs une expérience cohérente, l'ergonomie du calendrier a été également pensée en fonction des besoins en termes de planification et d'accueil des visiteurs. Ainsi l'écran de sélection des produits produits Pass visite et le nouveau calendrier de planification ont un visuel identique et un maximum de fonctionnalités communes.

Le processus de sélection d'avantages liés à des Pass visite a également été simplifié et rendu plus intuitif. Vos opérateurs peuvent ainsi directement choisir d'appliquer un avantage sans devoir passer par l'écran de sélection des avantages.

Vente en ligne 

Nous avons conçu la vente en ligne des pass visites en pensant avant tout à l'utilisateur final. Ainsi l'ergonomie de sélection s'adapte à la volée en fonction du type de visite qu'a sélectionné l'internaute.

Les points clés sont:

• Un calendrier affichant les disponibilités globales chaque jour
• La liste des créneaux de chaque jour, avec les disponibilités de chacun, et la possibilité de filtrer par thème de visite et par langue de visite
• L'indication des quantités et des tarifs sur une deuxième page. Dans le cas de Pass visite pour les groupes, cette page permet également de renseigner les informations concernant le groupe (nom du groupe, nature du groupe - scolaire, association etc - et une éventuelle remarque).

Les fonctionnalités habituelles de SecuTix 360° sont compatibles, à savoir:

• La création d'un package à base de Pass visite. Toutefois les packages contenant un Pass visite de groupe à tarification forfaitaire ne sont pas supportés.
• La vente de Pass visite au moyen d'un avantage
• Le cross-selling classique. Le cross-selling conditionnel sera disponible ultérieurement.

Billets "groupe" et contrôle d'accès

Les Pass visite permettent l'utilisation d'un billet "groupe", c'est-à-dire qu'un seul billet est émis pour l'ensemble du groupe. Une quantité, ou taille de groupe, y est associée.

Lors du contrôle d'un billet "groupe", le nombre de personnes du groupe est affichée sur l'écran des appareils de contrôle d'accès Bluebirds (Android). Cette information est affichée à l'intérieur du cercle, que le résultat du contrôle soit OK, KO ou tarif réduit.

Planification

A l'instar de l'écran de sélection des produits Pass visites qui présente l'ensemble des créneaux disponibles dans un calendrier en plein écran, ce nouvel écran vous permet de visualiser en un coup d'oeil l'ensemble de vos visites planifiées (visites réservées, vendues ou annulées). Vous pouvez également voir immédiatement si la planification des guides est finalisée ou non.

Cet écran est un outil très pratique pour la planification et la gestion de vos groupes. Vous pouvez modifier l'horaire ou l'espace attribué à un groupe. Vous pouvez glisser-déposer un guide pour l'associer à un groupe en fonction de ses compétences et de ses disponibilités. Lors de l'accueil de vos groupes, vous pouvez faire une modification de dernière minute pour tenir compte du nombre effectif de participants.

Barre de titre

La barre de titre informe de la plage de dates affichée et permet la navigation vers d'autres dates, y compris la recherche de dates avancées. On y retrouve également le bouton "nouveau" permettant de créer un créneau à la volée, ainsi que les boutons déterminant l'affichage en vue "jour" ou "semaine", et l'affichage de la colonne "guides".

Filtres

Le panneau des filtres permet d'afficher un sous-ensemble de groupes sur de nombreux critères. Lors de la planification des guides, vous pouvez par exemple filtrer sur un guide en particulier afin de voir l'ensemble des groupes qui lui sont assignés.

Calendrier

L'état d'un groupe est représenté graphiquement afin de faciliter leur identification. Les états "réservé", "vendu" et "annulé" sont respectivement affichés avec un fond hachuré, plein et transparent.

Un groupe "guidé" est marqué par le symbole   . La couleur (rouge, orange, vert) indique l'état d'assignation des guides (non-réalisée, partielle et complète). L'assignation partielle concerne uniquement les groupes nécessitant plus d'un guide.

Il est possible modifier l'horaire d'un groupe sans pour autant changer celui du créneau en question. Par exemple dans le cas d'un retard, l'horaire peut être avancé ou reculé. Le délai apparaîtra à coté du symbole   .

Détails d'un groupe

Vous pouvez modifier les groupes en double-cliquant sur le groupe en question. L'onglet "détails" présente les informations saisies lors de la vente ou de la réservation. L'onglet "planning" permet de modifier les informations liées à la planification, par exemple les guides, l'horaire et l'espace effectif pour ce groupe.

Guides

La colonne "guides" vous sert à planifier rapidement vos guides sur l'ensemble de la semaine. Il suffit de glisser-déposer (drag-&-drop) un guide sur un groupe pour assigner un guide. Lorsqu'un groupe est sélectionné dans le calendrier, la liste des guides est "décorée" afin de vous permettre d'identifier les guides qualifiés (en gras sur fond bleu), et de voir s'ils sont indisponibles (barré). 

Barre d'action

A la gauche de la barre d'action, le bouton d'export permet de générer différents rapports liés aux pass visites, aux guides et à leur planification.

A la droite de la barre d'action, on trouve le panier temporaire et les boutons de reprise et d'annulation. Dans le cas où la modification d'un groupe entraîne un paiement ou un remboursement, les boutons de paiement s'affichent afin de faciliter la régularisation du dossier, par exemple suite à une modification de dernière minute à l'accueil d'un groupe.