L'intérêt de maintenir une base de contacts propres n'est plus à prouver. Malheureusement, l'apparition de doublons dans votre base est très souvent inévitable. SecuTix 360° a donc mis au point un batch qui permet au système d'identifier des doublons potentiels. Il ne vous reste plus ensuite qu'à consulter cette liste de doublons potentiels pour les fusionner et garder ainsi une base de contacts propre.
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Si vous ne trouvez pas de programmation concernant la détection de doublons, c'est que vous n'utilisiez pas jusqu'à présent le batch de détection de doublons. Il vous faut alors activer ce programme batch pour la première fois: dans l'écran "Liste de batchs" du module "Outils", ajoutez simplement un nouveau batch de type "Batch de détection des doublons". Une fois le batch enregistré, vous trouverez une programmation pour la détection de doublons, que vous pourrez planifier à votre convenance. En général, ce batch ne devrait pas être programmé plus d'une fois toutes les 24h.
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Eléments pris en compte par le batch pour l'identification des doublons
Contacts avec adresse postale
Sont considérés comme doublons les contacts dont les éléments suivants sont identiques :
- Le rôle du contact
- L'évaluation SOUNDEX (fonction de phonétisation Oracle) des noms et prénoms du contact individuel
- Les 35 premiers caractères de rue (numéro de rue + type de rue + nom de la rue) normalisée
- Le code postal en majuscules
- Le pays
- Le nom de la structure dans le cas où le contact est associé à une structure. (Cet élément est facultatif pour la définition de l'identifiant pour le dédoublonnage.)
Contacts sans adresse postale mais avec adresse email
Sont considérés comme doublons les contacts dont les éléments suivants sont identiques :
- Le rôle du contact
- L'évaluation SOUNDEX (fonction de phonétisation Oracle) des noms et prénoms du contact individuel
- L'adresse email principale (champ email 1)
- Le nom de la structure dans le cas où une structure est associée au contact. (Cet élément est facultatif pour la définition de l'identifiant pour le dédoublonnage.)
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Doublons non-détectés par le batch
Il arrive que le batch ne détecte pas certains doublons car les critères de détection ne sont pas remplis. Ceci dit, en votre qualité d'humain, vous détectez qu'il s'agit bien d'une paire de doublons. Que faire?
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Selon ce même principe, vous pouvez dédoublonner des contacts de type structure. Rendez-vous sur cette page pour en savoir plus!
You can find your contacts in different ways in the “Organization” context, “Contacts” module:
- Type of contact search (individuals, structures, etc.)
- Quick surname, name, contact number or email search.
- Advanced search where another criteria are used.
It is also possible to make a search for a contact directly on the sales screen in the module ‘Sales’ entering the surname, name with the autocomplete function and add them to the chart. You can access the advanced search through the previous screen.
Tricks and details
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In the Organization context, within the Contact module, you can find the Duplicates control menu: Here you'll be able to search for potential duplicates identified by the system (Duplicate state* = Potential).
Among others, you can filter them by probability: You can safely merge any duplicate with a probability of being a duplicate over 80%.
If you click on the number of a line of potential duplicates (if you click elsewhere it's going to open their contact file), this screen will be displayed:
Here you can choose the information that you wish to keep after the merge or declare a "false positive" (aka. two contacts that are not real duplicates): The buttons "Merge" and "Flag false duplicates" are on the top of the screen.
After the merge, the contact selected as "Top of duplicate" is the one that will remain active. Every element linked to the contact that will be merged will then be attached to the "Top of duplicate": sales, cultural, shipment, financial histories; contact connections of all types (structures, individuals, relays...).
Note on the deduplication of structures and relays:
- If the Duplicates detection batch has been set up to detect structure contact files, the button "Including structure contact" will appear in the Check for duplicates menu.
- You can merge structure and relays according to the same principle as individuals. However, it is important to take into consideration that relay duplicates are only identified when they are attached to the same structure.
- When two structures are merged, you will have to wait for the batch to be run again to be able to see the potential relay duplicates resulting from the merger of those structures.
Finally, sometimes you might be able to identify a duplicate that hasn't been detected by the batch. Here's what you can do:
- First, in the "Check for duplicates" menu, introduce any criteria to make a search: the button “New” will appear.
- Remark: eventhough no results will come up, go ahead to click "New" to manually find your duplicate contacts.
- Click on "New": A pop up screen will be displayed, and you'll be able to:
- Search for the "Top of the duplicate" (the one you wish to keep) and
- Search for the "Duplicate" (the one you want to merge).
- Click on the "Merge" button at the top of the screen.
If a contact has been previously marked as a false positive, you will not be able to find it while setting up a new duplicate since the contact is linked already to a previous contact:
- Search either under "Potential" or "Incorrect Duplicate" duplicate state:
2. The previous link will show up as a result, click on "delete" to remove it:
3. Once this process is completed, you will be able to setup your manual link as explained on the paragraph above from this article.
To continue with this training unit, click here to learn about the contact file.