Le dédoublonnage de contacts

L'intérêt de maintenir une base de contacts propres n'est plus à prouver. Malheureusement, l'apparition de doublons dans votre base est très souvent inévitable. SecuTix 360° a donc mis au point un batch qui permet au système d'identifier des doublons potentiels. Il ne vous reste plus ensuite qu'à consulter cette liste de doublons potentiels pour les fusionner et garder ainsi une base de contacts propres.

Dans le contexte Organisme, allez dans le module "Outils" et vérifier dans le menu programmation que le batch de détection des doublons est bien bien planifié.

Si vous ne trouvez pas de programmation concernant la détection de doublons, c'est que vous n'utilisiez pas jusqu'à présent le batchde détection de doublons. Il vous faut alors activer ce programme batch pour la première fois: dans l'écran "Liste de batchs" du module "Outils", ajoutez simplement un nouveau batch de type "Batch de détection des doublons". Une fois le batch enregistré, vous trouverez une programmation pour la détection de doublons, que vous pourrez planifier à votre convenance. En général, ce batch ne devrait pas être programmé plus d'une fois toutes les 24h.
Lorsque le batch tournera, un algorythme passera les contacts de la base en revue afin d'identifier les contacts qui pourraient potentiellement être des doublons. Ces contacts identifiés comme doublons potentiels sont ensuite identifiés en orange dans l'écran de recherche des contacts.
Eléments pris en compte par le batch pour l'identification des doublons
Contacts avec adresse postale
Sont considérés comme doublons les contacts dont les éléments suivants sont identiques :
- Le rôle du contact
- L'évaluation SOUNDEX (fonction de phonétisation Oracle) des noms et prénoms du contact individuel
- Les 35 premiers caractères de rue (numéro de rue + type de rue + nom de la rue) normalisée
- Le code postal en majuscules
- Le pays
- Le nom de la structure dans le cas où le contact est associé à une structure. (Cet élément est facultatif pour la définition de l'identifiant pour le dédoublonnage.)
Contacts sans adresse postale mais avec adresse email
Sont considérés comme doublons les contacts dont les éléments suivants sont identiques :
- Le rôle du contact
- L'évaluation SOUNDEX (fonction de phonétisation Oracle) des noms et prénoms du contact individuel
- L'adresse email principale (champ email 1)
- Le nom de la structure dans le cas où une structure est associée au contact. (Cet élément est facultatif pour la définition de l'identifiant pour le dédoublonnage.)
Vous pouvez alors aller dans le module Contacts et cliquer sur le menu "Contrôle des doublons" afin retrouver les doublons potentiels identifiés par le système.
En cliquant sur une ligne, vous pourrez choisir quelles informations reprendre de quels contacts après la fusion et décider de fusionner ces deux contacts ou au contraire, d'indiquer au système qu'il s'agit d'un faux positif ( = faux doublon).
Après la fusion, le contact sélectionné comme "tête de doublon" reste actif et toutes les entités liées au contact doublon (y compris ses historiques) seront rattachées à la tête de doublon.

Selon ce même principe, vous pouvez dédoublonner des contacts de type structure. Rendez-vous sur cette page pour en savoir plus!