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Wichtiger Hinweis: Sollten Sie im Bereich "Dokumentenmodelle" keine Vorlage finden, bedeutet dies nicht, dass es keine Vorlage gibt, sondern dass der Systemstandard verwendet wird. Dieser kann zu jeder Zeit per Funktion "Standard Modell" abgerufen und abgeändert gespeichert werden. |
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Allgemein
Im Menü "Institution" → "Initialisierung" finden Sie die Rubrik Dokumente. Hier können alle Dokumente die vom System erstellt und versendet werden, angepasst werden:
Bestätigungsemail (Reservierung und Buchung), Annulierungsbenachrichtigung, Rechnung, "Passwort-ändern-Email", etc.
Um zum Beispiel die Bestätigungs-Email nach einem Ticketkauf anzupassen, folgen Sie bitte folgendem Pfad;
Doppelklick auf "Auftragsbestätigung" → Dokumentenmodelle - Doppelklick auf das Xdoc
Erneut auf Dokumentenmodelle → Doppelklick auf das Dokument → nun kann das Dokument heruntergeladen werden. Die Anpassungen in "Word" durchführen und wieder hochladen:
Sollte kein Dokument zum download verfügbar sein, dann muss dies im System erst erstellt werden (in der gewünschten Sprache):
Übersicht
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In dieser Mail werden dem Empfänger die Einmalcodes von Promotionen zugeschickt. Achtung: Bewahren Sie diese Mail und die darin enthaltenen Codes gut auf, sie kann nicht erneut verschickt werden!
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Diese E-Mail wird verschickt, wenn eine Reservierung vom Kunden in seinem Kundenkonto im Ticketshop aufgelöst/storniert wird.
Dies ist nur möglich, wenn generell das Bearbeitung von Vorgängen im Ticketshop erlaubt ist.
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Sofern Sie aus SecuTix Gelder direkt auf die Kreditkarte des Kunden zurückerstatten (können), wird diese E-Mail bei Gutschrift des Betrags verschickt. Getriggert wird diese aus dem Batch "Erstattung Vorführung / Spile" → Funktion: "Erstattung in Arbeit"-Zahlung abschicken.
→ Bitte beachten Sie, dass die automatische Rückerstattung nicht mit allen Zahlungsgateways kompatibel ist.
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Sie finden hier sowohl Dokumente, die als E-Mail verschickt werden und Dokumente, aus denen eine pdf Datei erzeugt wird.
Eine Übersicht, welches Dokument an welcher Stelle benutzt wird, finden Sie hier: 5.2.2. - Übersicht - welche Dokumente für was?
Im Standard verwendet SecuTix .docx Dokumente, aus denen das jeweilige SecuTix Dokumente erzeugt wird. Sie können also sämtliche Dokumente per Microsoft Word bearbeiten.
Daneben unterstützt SecuTix die Verwendung von HTML Dateien. Hierzu existieren jedoch keine Vorlagen. Sollten Sie HTML Dateien verwenden wollen, so müssten Sie diese selbstständig schreiben.
Zuweisung von Dokumenten zu Organisationen oder Verkaufskanälen
Haben Sie ihr zu bearbeitendes Dokument in der Liste gefunden, öffnen Sie die Zeile per Doppelklick. Sie gelangen nun in ein Menü, in dem das Dokument einer Organisation, bzw. bestimmten Verkaufskanälen zugewiesen werden kann.
Dies macht dann Sinn, wenn z.B. eine Vorverkaufsstelle ein eigenes Design der Auftragsbestätigung (z.B. mit eigenem Logo) erhalten soll.
Anpassung des Inhalts
Öffnen Sie das Untermenü "Dokumentenmodelle" um auf die nächste Ebene zu kommen.
Hier sehen Sie zunächst, um welches Format (PDF oder e-Mail) und um welche Art (Xdoc oder HTML) es sich handelt. Daneben ist dokumentiert, wann das Dokument zuletzt geändert wurde. Öffnen Sie auch diese Zeile.
Hier erfolgt die Zuweisung zu einem bestimmten Format (PDF / E-Mail) sowie zu einer Hardware-Familie, sofern es sich um ein PDF Dokument handelt. DIN A4 Dokumente werden in der Regel auf Dokumentendruckern gedruckt, wohingegen Versand-Etiketten eher auf Ticketdruckern gedruckt werden.
Beim externen Namen ist der Name frei zu vergeben, es ist hierbei aber wichtig zu beachten, dass die Dateiendung dem Format entspricht! Bei einer e-Mail mit hinterlegtem .docx Dokument verwenden Sie bitte .txt, bei einem HTML Dokument entsprechend .html
| Format | Dateiendung |
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| .txt oder .html |
Wechseln Sie dann wieder auf das Untermenü "Dokumentenmodelle"
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Wichtiger Hinweis: Sollten Sie im Bereich "Dokumentenmodelle" keine Vorlage finden, bedeutet dies nicht, dass es keine Vorlage gibt, sondern dass der Systemstandard verwendet wird. Um den Systemstandard zu ändern, klicken Sie bitte auf Neu, wählen Sie dann die gewünschte Sprache und klicken Sie auf "Standard Template". Sie erhalten dann die gültigen Systemstandard.
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Bearbeiten Sie nun das Dokument nach ihren Wünschen. Um ihr geändertes Dokument im System zu hinterlegen, klicken Sie bitte auf den (leider versteckten) Button mit den 3 Punkten und wählen Sie ihre Datei aus.
Sollten Sie gerade erste den Systemstandard, wie oben beschrieben, ersetzen, klicken Sie auf die 3 Punkte neben Template | Auswählen
Überprüfung
Um ihr Dokument zu prüfen, können Sie bei einigen (nicht bei allen) Dokumenten das Menü Freigabe nutzen. Sollte sich im Menü "Auftrag" ein ebensolcher befinden, zeigt Ihnen das System bei der Freigabe-Art "Komplett" das Dokument an.
Sollten Sie eine Fehlermeldung erhalten, so ist das Dokument leider nicht korrekt.
Für Fortgeschrittene
Über die Freigabe-Art "Export" erhalten Sie das .xml Dokument, welches dem jeweiligen Dokument zugrunde liegt. Hierin enthalten sind alle Informationen, die im Rahmen der Dokumentenerstellung verwenden werden können.
Für die korrekte Verwendung, wenden Sie sich bitte an den SecuTix Support per Service-Ticket.