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Vous proposez des visites individuelles ou des visites de groupe? Vous souhaitez simplifier la gestion des visites? Vous désirez vous doter d'une gestion élaborée qui rassemble guide, thématique et langue? Adaptée à toutes les situations, la nouvelle famille de produits Pass visite répond à vos besoins des plus simples aux plus sophistiqués.

• Visite libre ou non guidée: Un groupe d'amis décide de visiter un musée. Certaines personnes décident de prendre un audio guide, d'autres n'en prennent pas.
• Visite individuelle guidée: Une famille de touristes participe à la visite de 11h commentée en anglais
• Visite de groupe à tarification individuelle: Un voyagiste réserve une visite pour un groupe de 25 personnes dans le cadre d'un voyage organisé. Chaque participant reçoit son billet à l'avance avec ses autres documents de voyage.
• Visite de groupe à tarification forfaitaire: Une classe d'école de 18 personnes (y.c. les accompagnants) participe à une visite guidée. Elle bénéficie du tarif forfaitaire jusqu'à 20 personnes.

Configurez votre visite "sur mesure"

Les visites offrent de nombreuses possibilités de configuration:

• Taille minimum du groupe: Lorsqu'une personne (par exemple le relais d'une école) réserve une visite de groupe pour une classe, un guide devra être attribué à cette classe. Afin d'utiliser au mieux les guides à disposition, vous pouvez imposer une taille minimale pour un groupe.
• Taille maximale d'un départ: Pour garantir une meilleure expérience au visiteur, vous pouvez être amené à limiter le nombre de personnes participant simultanément à une même visite. Par exemple, au-delà de 20 personnes, il se peut que les visiteurs n'entendent plus très bien les commentaires de leur guide ou ne parviennent plus à bien voir l'oeuvre commentée. C'est pourquoi SecuTix vous permet de définir une taille maximale, par exemple 20 personnes. Cette limitation n'impacte pas le processus de commande, car un relais peut tout à fait commander une visite pour un groupe de 35 personnes. Dans ce cas, c'est le système qui scindera automatiquement le groupe en deux "départs", un guide étant nécessaire pour chaque départ. Ces deux départs feront la visite en même temps, mais avec deux guides différents.
• Nombre maximal de départs simultanés: La disponibilité des guides et/ou la configuration des lieux peuvent constituer des critères pour restreindre le nombre de départs simultanés. Par exemple, il est sans doute préférable d'éviter que deux départs soient (géographiquement) trop proches l'un de l'autre ou qu'ils se croisent durant la visite.
• Tolérance sur la taille maximale d'un départ: Cette tolérance vous permet d'éviter la création d'un départ inutile (et donc la mobilisation d'un guide supplémentaire) dans des cas limites. Prenons l'exemple d'un groupe de 42 personnes qui veut réserver une visite alors que la taille maximale d'un départ est fixée à 20 personnes. En paramétrant une tolérance de deux personnes, vous allouerez deux départs à ce groupe au lieu des trois normalement prévus.

Plusieurs Pass visite peuvent cohabiter sur un même créneau et vous pouvez définir le nombre maximal de départs simultanés au niveau du créneau ou au niveau des Pass visite. Si par exemple un maximum de cinq départs simultanés est prévu, vous pouvez fixer à trois le maximum de départs simultanés pour le Pass visite "Visite scolaire" afin d'éviter que ce type de pass ne monopolise tous les départs disponibles.

Choisissez la gestion des thématiques et des langues qui vous convient

Plusieurs modes de gestion sont à votre disposition:

• Gérer la langue et la thématique: Il s'agit du cas le plus fréquent. L'institution culturelle propose plusieurs thématiques de visite, chacune étant disponible dans une ou plusieurs langues.
• Ne pas gérer la langue ni la thématique de la visite: Ce choix convient pour les visites non guidées, les visites avec audioguide et les visites avec un guide multilingue.
• Gérer uniquement la langue: Ce choix convient aux visites guidées portant sur un seul thème. Les explications sont fournies en plusieurs langues, chaque groupe de visiteurs recevant des informations en une seule langue.

Vous pouvez également définir des restrictions de thématiques et de langues au niveau des créneaux. Par exemple, décider que le guide germanophone n'est pas disponible le mardi matin.

Profitez de la richesse fonctionnelle

Guichet

Au guichet, on retrouve les processus bien connus - réservation, vente, échange et annulation - ainsi que la vente au sein d'un package ou via un package. Résultat d'une attention toute particulière portée à l'ergonomie, le nouvel écran de sélection de produits facilite grandement le travail des opérateurs. Un calendrier central s'affiche en plein écran pour leur permettre de sélectionner les produits Pass visite.

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Et ceci, pour chacun des types de Pass visites: individuel, individuel guidé, groupe à tarif individuel, groupe au forfait.

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A partir de ce même calendrier, l'opérateur peut créer des créneaux à la volée, vérifier la disponibilité des guides ou encore consulter les visites déjà planifiées. Afin d'offrir aux opérateurs une expérience cohérente, l'ergonomie du calendrier a été également pensée en fonction des besoins en termes de planification et d'accueil des visiteurs. Ainsi l'écran de sélection des produits Pass visite et le nouveau calendrier de planification ont un visuel identique et un maximum de fonctionnalités communes.

Le processus de sélection d'avantages liés à des Pass visite a également été simplifié et rendu plus intuitif. Vos opérateurs peuvent ainsi directement choisir d'appliquer un avantage sans devoir passer par l'écran de sélection des avantages.

Vente en ligne 

Nous avons conçu la vente en ligne des pass visites en pensant avant tout à l'utilisateur final. Ainsi l'ergonomie de sélection s'adapte à la volée en fonction du type de visite qu'a sélectionné l'internaute.

Les points clés sont:

• Un calendrier affichant les disponibilités globales chaque jour
• La liste des créneaux de chaque jour, avec les disponibilités de chacun, et la possibilité de filtrer par thème de visite et par langue de visite
• L'indication des quantités et des tarifs sur une deuxième page. Dans le cas de Pass visite pour les groupes, cette page permet également de renseigner les informations concernant le groupe (nom du groupe, nature du groupe - scolaire, association etc - et une éventuelle remarque).

Les fonctionnalités habituelles de SecuTix 360° sont compatibles, à savoir:

• La création d'un package à base de Pass visite. Toutefois les packages contenant un Pass visite de groupe à tarification forfaitaire ne sont pas supportés.
• La vente de Pass visite au moyen d'un avantage
• Le cross-selling classique. Le cross-selling conditionnel sera disponible ultérieurement.

Billets "groupe" et contrôle d'accès

Les Pass visite permettent l'utilisation d'un billet "groupe", c'est-à-dire qu'un seul billet est émis pour l'ensemble du groupe. Une quantité, ou taille de groupe, y est associée.

Lors du contrôle d'un billet "groupe", le nombre de personnes du groupe est affichée sur l'écran des appareils de contrôle d'accès Bluebirds (Android). Cette information est affichée à l'intérieur du cercle, que le résultat du contrôle soit OK, KO ou tarif réduit.

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Les statistiques sur le nombre de visiteurs (différentes du nombre de billets scannés) seront disponibles:

• Dans le contrôle d'accès, lors de l'export de la liste des contrôles
• Dans le rapport "liste des billets" disponible depuis le menu "Gestion vente" > "rapports"

Vente tactile et borne

Les bornes ont été adaptées pour permettre la vente des visites individuelles. Les mêmes écrans actuellement utilisés pour l'achat d'une visite simple ont été repris pour ce nouveau type de produit.

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Reporting

Do you offer individual or group visits? Do you want to simplify visit management? Do you want a sophisticated management tool that brings together guides, themes and language? Adapted to all situations, the new "Visit pass" product family responds to your needs, from the simplest to the most sophisticated.

Here are some specific cases

• Open or non-guided visit: A group of friends decides to visit a museum. Some of them decide to take an audio guide, some don’t.
• Individual guided visit: A family of tourists participate in the 11 a.m. guided visit in English.
• Group visit with individual rate: A tour operator books a visit for a group of 25 people as part of an organized trip. Each participant receives their ticket in advance with the rest of their trip documents.
• Group visit with flat rate: A school group of 18 people (including followers) participates in a guided visit. They pay a flat rate for up to 20 people.

Configure your "tailor-made" visit

Visits can be configured in a number of ways:

• Minimum group size: When someone (for example a school representative) books a group visit for a class, a guide must be allocated to the class. A minimum group size can be imposed in order to use the available guides as effectively as possible.
• Maximum size for a start: To guarantee the best experience for visitors, you may need to limit the number of persons participating in a particular visit. For example, if there are more than 20 people, visitors may be unable to hear their guide’s comments or see the piece being discussed. That’s why SecuTix allows you to define a maximum size, for example 20 people. This limit does not affect the booking process, because a representative may nevertheless book a visit for a group of 35 people. In such cases, the system will automatically split the group in two "starts", with a guide required for each one. These two groups will do the visit at the same time, with separate guides.
• Maximum number of simultaneous starts: The number of visits taking place at the same time may need to be restricted depending on the guide availability and/or the layout of the premises. For example, it could be better to avoid having to group starts too close to each other or from passing each other during the visit.
• Tolerance for the maximum size of a start: This tolerance allows you to avoid creating an unnecessary visit group (and therefore using an extra guide) in borderline cases. For example, a group of 42 people wish to book a visit when the maximum size for a start is 20. By setting a tolerance of two people, you can allocate two visit starts, rather than the three that would normally be expected.

Several Visit passes may coexist in the same time slot, and you can define the maximum number of simultaneous starts in a time slot or by Visit pass type. If, for example, a maximum of five simultaneous starts is set, you can impose a maximum of three simultaneous "School Visit" Visit passes so that this type does not monopolize all of the available starts.

Choose the theme and language management that suits you

Several management modes are available:

• Manage the language and theme. This is the most common and is suited to cultural institutions that offer several themed visits that are each available in one or several languages.
• Do not manage the language or the visit theme. This choice is suited to non-guided visits, visits with audio guides and visits with a multilingual guide.
• Manage the language only. This choice is suited for guided visits relating to a single theme where explanations are provided in several languages, with each group of visitors receiving information in a single language.

You can also set theme and language restrictions by time slot. For example, you can decide that the German-speaking guide is not available on Tuesday mornings.

Enjoy a wealth of functions

Ticket office

The box-office provides the usual processes, such as bookings, sales, exchanges and cancellations, as well as sales as part of or through advantages. The careful attention paid to ergonomics means that the new product selection screen greatly facilitates the work of operators. A full-screen central calendar is displayed, allowing them to select Visit pass products.

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A calendar is available for each type of Visit pass: individual, individual guided visit, individual rate groups and flat rate groups.

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Using this calendar, operators can create time slots on the fly, check guides’ availability and consult visits that have already been planned. To give operators a coherent experience, the calendar’s ergonomics have also been considered to address needs relating to planning and welcoming visitors. Therefore, the Visit pass product selection screen and the new planning calendar have identical visuals and as many common functions as possible.

The process of selecting advantages linked to the Visit pass has also been simplified and made more intuitive. Your operators may choose to apply an advantage directly, without having to go to the advantage selection screen.

Online sales 

The online sale of Visit passes has been especially designed with end users in mind. Therefore, the selection ergonomics adapt on the fly according to the type of visit selected by the user.

The key elements are:

• A calendar that displays overall availability each day.
• A list of time slots for each day and the availability for each one, along with the possibility of filtering by visit theme and language.
• Quantities and rates are indicated on the second page. In the case of group Visit passes, this page also allows information on the group to be collected, for example the group name, nature of the group (whether a school, association, etc.) and any comments.

The normal functions of SecuTix 360° are compatible, namely:

• The creation of a package based on Visit pass. However, packages containing a flat rate group Visit pass are not supported.
• The sale of Visit passes using an advantage.
• Classic cross-selling.

Group tickets and access control

The Visit pass allows for the use of a group ticket, where a single ticket is issued for the entire group. A quantity, or group size, is associated with it.

When a group ticket is checked, the number of people in the group is displayed on the screen of the Bluebird access control devices (Android). This information is displayed inside a circle, whether the result of the control is OK, KO or reduced rate.

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Statistics on the number of visitors (different from the number of scanned tickets) will be available:

• In access control, when the control list is exported.
• In the "ticket list" report available through the "Sales management" > "reports" menu.

Touch cart and ticket machine sales

The ticket machines have been adapted to allow selling individual visit passes. The screens currently used to purchase simple visits can been used for this new product type.

Reporting

Ticketing and access control reports have been adapted to take the different types of Visit passes into account. For example, they provide information on the groups, guides and spaces associated with the visits.