Zweck
Im Allgemeinen werden beim Verkauf von Eintrittskarten für eine Aufführung oder ein Spiel in SecuTix die Sitzplätze auf dem Sitzplan zum Zeitpunkt der Bestellung durch den Kunden ausgewählt, sei es eine Reservierung oder ein Verkauf.
Bei der Organisation eines Turniers oder einer anderen Veranstaltung mit fortgeschrittenem Sitzplatzbedarf ist es manchmal nützlich, Tickets verkaufen zu können, ohne Plätze auswählen zu müssen, und den Kunden in einem zweiten Schritt Plätze zuzuweisen, sobald der vollständige Überblick über die getätigten Bestellungen bekannt ist.
So können z.B. Sitzplätze unabhängig von der Reihenfolge der Verkäufe vergeben, bevorzugte Gäste oder Sponsoren an bestimmten Orten platziert oder nach dem Verkauf festgelegt werden, wo bestimmte Gruppen untergebracht werden sollen.
Ein solcher Prozess kann es auch ermöglichen, Verkäufe durchzuführen, bevor eine echte Sitzkarte fertiggestellt ist, indem man einfach eine vorläufige verwendet, bei der nur die Quoten bekannt sind.
Ein solches Verfahren hat Vorteile in Bezug auf die Flexibilität, erfordert aber folglich eine komplexere Handhabung der Sitzquoten, die zweimal bestimmt werden müssen, einmal auf abstrakter Ebene unabhängig von der Sitzkarte und einmal auf der Sitzkarte selbst. Es sind zusätzliche Anstrengungen zu planen, um die Konsistenz dieser Quoten zu gewährleisten, und es sollte eine sorgfältige Entscheidung getroffen werden, bevor von den unten beschriebenen Funktionalitäten Gebrauch gemacht wird.
0. Vorbereitung
1. Kontingente
2. Logische Konfigurationen
3. Leistung / Spielaufbau
4. Verkäufe
5. Sitzplätze
6. Zugriffskontrolle
Einrichten
0. Vorbereitung
Die anfängliche Einrichtung dieses Prozesses muss von SecuTix vorgenommen werden, wie in "Wie aktiviert man die verschiedenen Optionsmodi oder die Nachbestuhlung?". Bitte setzen Sie sich mit Ihrem Customer Success Manager in Verbindung.
1. Kontingente
Um einen solchen Prozess zu implementieren, besteht der erste Schritt darin, in Institution | Initialisierung | Kontingente ein Kontingent vom Typ = "Zielgruppe" anzulegen, wie nachstehend beschrieben. Eine "Zielgruppe" steht an der Spitze einer Hierarchie kleinerer "Unterzielgruppen", die später mit Verkaufskontingenten für jedes Spiel verknüpft werden.
Es können mehrere Zielgruppen geschaffen werden, die jeweils einem breiten Kundenkreis entsprechen, wie z.B. "Allgemeines Publikum", "Handelspartner", "VIPs", usw..
Sobald die "Zielgruppe" erstellt ist, sollte innerhalb der Zielgruppe eine Reihe von Unterkontingenten, auch Unterzielgruppen genannt, erstellt werden. Die erstellten Unterkontingente sollten alle möglichen Anwendungsfälle abdecken, auch wenn es bei einigen Veranstaltungen keine Quoten für sie geben wird.
2. Logische Konfigurationen
Auf einer logischen Konfiguration ist es dann möglich, geplante Quoten für eine Auswahl von Zielgruppen und Unterzielgruppen zu definieren. Es gibt zwei Ebenen von Quoten, sowohl auf Zielgruppen- als auch auf Unterzielgruppenebene.
Das Prinzip besteht darin, dass die Quoten zunächst auf der Ebene der Zielgruppen global festgelegt und dann innerhalb der Unterzielgruppen aufgeschlüsselt werden. Es gibt keine automatische Regel, die besagt, dass die Summe der für die Unterzielgruppen festgelegten Quoten gleich den auf Zielgruppenebene festgelegten Quoten ist, aber wenn dies nicht der Fall ist, wird auf dem Bildschirm zur Quotenverwaltung für die Unterzielgruppen eine nicht blockierende Inkonsistenz signalisiert.
Letztendlich sind für unbesetzte Verkäufe nur die Quoten für die Unterzielgruppen erforderlich, aber es wird empfohlen, Quoten auch auf Zielgruppenebene zu definieren, um Warnmeldungen in den Einrichtungsbildern zu vermeiden.
Geplante Kontingente können für logische Konfigurationen mit oder ohne Sitzplan festgelegt werden, obwohl der häufigste Anwendungsfall die Festlegung auf eine Konfiguration mit Sitzplan ist.
Auf Zielgruppen- und Unterzielgruppenebene werden die Kontingente für jede Sitzplatzkategorie getrennt für Kauf (P) und Freikarten (C) definiert. Es werden Gesamtquoten (T) angegeben, die der Summe von Kauf- und Freikarten entsprechen.
Verkäufe gelten als unentgeltlich, wenn sie im Rahmen eines Tarifs mit dem "Publikumstyp" = "kostenlos" verkauft und anderweitig erworben werden. Die Regel hängt nicht vom Preis der Eintrittskarte ab.
Wählen Sie unter Organisation | Veranstaltungsort | Logische Konfigurationen eine logische Konfiguration aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Geplante Quoten", um den Bildschirm aufzurufen, auf dem geplante Quoten definiert werden können.
Innerhalb des Bildes der geplanten Kontingente gibt es verschiedene Untermenüs:
- Die Zielgruppen: Ermöglicht die Definition der geplanten Quoten für jede Zielgruppe und Sitzkategorie.
- Unter-Zielgruppen > Vorbestuhlungs-Ansicht: Ermöglicht es, die geplanten Quoten für jede Unterzielgruppe und Sitzkategorie zu definieren und die Konsistenz mit der Zielgruppenebene zu überprüfen.
Sobald geplante Kontingente in einer logischen Konfiguration definiert wurden, können sie in eine andere, auch teilweise, über die Schaltfläche "Geplante Kontingente ändern" auf dem Bild Organisation | Veranstaltungsort | Logische Konfigurationen kopiert werden.
Das System ermöglicht die Verwaltung geplanter Kontingente völlig unabhängig von dem Prozess der Zuweisung von Sitzen an Kontingente auf der Sitzkarte. Beide Kontingente können sich parallel entwickeln. Sobald die Sitzplatzvergabe beginnt, sollten die beiden Kontingente jedoch konsistent sein.
Wenn geplante Quoten definiert sind, verhindert das System, dass die Verkäufe die geplante Quote überschreiten, was zu einer harten Grenze für Verkäufe innerhalb einer Unterzielgruppe und -kategorie wird, unabhängig von der Anzahl der auf der Karte zugewiesenen Sitze. Wenn also zusätzliche Sitze auf der Karte zu einem Kontingent hinzugefügt werden, sollten die geplanten Kontingente ebenfalls erhöht werden.
3. Leistung / Spielaufbau
Wenn eine Leistung oder ein Spiel validiert wird, werden, ähnlich wie bei der Handhabung von Sitzplänen, die in der logischen Konfiguration definierten geplanten Kontingente in neue Werte dupliziert, die mit der spezifischen Leistung oder dem Spiel in Zusammenhang stehen, und dann auf der Leistungs- oder Spielebene statt innerhalb der logischen Konfiguration verwaltet.
In der Maske Organisation | Katalog | Leistung / Spiel ist es über die Maske "Geplante Quoten" möglich, die geplanten Quoten für eine bestimmte Leistung / ein bestimmtes Spiel zu sehen und zu aktualisieren.
Innerhalb des Bildes der geplanten Kontingente gibt es verschiedene Untermenüs:
- Die Zielgruppen: Ermöglicht die Definition der geplanten Quoten für jede Zielgruppe und Sitzkategorie.
- Unter-Zielgruppen > Vorbestuhlungs-Ansicht: Ermöglicht die Definition der geplanten Kontingente für jede Unterzielgruppe und Sitzkategorie sowie die Überprüfung der Konsistenz mit der Zielgruppenebene und die Zuordnung der zugeordneten Sitze auf der Sitzkarte.
- Unterzielgruppen > Verkaufsansicht: Ermöglicht den Vergleich der Anzahl der geplanten Tickets mit den zugeteilten (= reservierten und verkauften) sowie mit verschiedenen anderen für den B2B-Verkauf relevanten Mengen (vorab angeforderte, beantragte, validierte Tickets). Diese Maske ist schreibgeschützt.
- Unterzielgruppen > Sitzplatzansicht: Ermöglicht eine Konsistenzprüfung zwischen den geplanten Kontingenten, der Anzahl der in jeder Kombination von Kategorie und Kontingent zugewiesenen Sitzplätze ( = zugeordnete Plätze) und den verkauften Karten.
- Unterzielgruppen > Erfüllungsansicht: Ermöglicht den Vergleich der Anzahl verkaufter, gesetzter, gedruckter und versandter Tickets. Dieser Bildschirm ist schreibgeschützt.
Bei Bedarf ist es möglich, im Bild Organisation | Katalog | Leistung / Match über das Bild "Geplante Kontingente ändern" die geplanten Kontingente aus der logischen Konfiguration erneut in die Leistung / das Match zu übernehmen. Ist es auch möglich, nur die Kontingente einer Zielgruppe zu kopieren?
Betrieb
4. Verkäufe
Bei Verwendung geplanter Kontingente können sowohl Front-Office- als auch Back-Office-Verkäufe durchgeführt werden, ohne dass den Reservierungen oder dem Verkauf Plätze zugewiesen werden.
Um dies einzurichten, sollte ein Front-Office-Portal den entsprechenden Parameter im Vertriebskanal eingestellt haben. Um zu Institution | Initialisierung | Vertriebskanäle zu gelangen, öffnen Sie einen Front-Office-Vertriebskanal (vom Typ "Internet B2C" oder "Internet B2B") und stellen Sie den "Standard-Sitzplatzauswahlmodus" = "Ohne Sitzplätze" ein, wie unten dargestellt.
Mit dieser Einrichtung können die Kunden im Front-Office-Verkaufsportal die Anzahl der benötigten Sitzplätze in jeder Sitzkategorie wählen (siehe unten), haben aber keine Möglichkeit, Bereiche oder Blöcke auszuwählen oder andere Informationen bezüglich ihrer zukünftigen Sitzplätze zu sehen, bis dies später im Back-Office entschieden wird.
Es ist möglich, eine Wiederverkaufsplattform vor oder nach der Bestuhlung zu betreiben. Die Anzeige im Front-Office-Portal wird nicht durch die Einrichtung des Vertriebskanals gesteuert, sondern durch die Art der Tickets, die weiterverkauft werden:
- Wenn keine wiederverkauften Tickets mit Sitzplätzen vorhanden sind, dann ist der Kaufvorgang für den Wiederverkauf identisch mit dem oben gezeigten Standardverfahren für den Kauf von Tickets ohne Sitzplätze: Kunden wählen einfach eine Anzahl von Tickets aus einem großen Pool aus.
- Wenn alle wieder verkauften Tickets einen Sitzplatz haben, zeigt der Kaufvorgang beim Wiederverkauf einen Sitzplan an, und die Kunden wählen Sitzgruppen auf einem Plan aus.
- Wenn einige Tickets einen Sitzplatz haben und andere nicht, ist die Wiederverkaufsplattform immer noch funktionsfähig, aber die Anzeige könnte für die Kunden verwirrend sein, und dies wird nicht empfohlen. Die Anzeige ist unten abgebildet:
Im Back-Office können Reservierungen und Verkäufe mit oder ohne Bestuhlung unabhängig von jeglichen Einrichtungsparametern durchgeführt werden. Es ist nicht möglich, die Betreiber daran zu hindern, Verkäufe mit oder ohne Sitzplatz zu tätigen.
Um einen Verkauf ohne Sitzplätze im Back-Office durchzuführen, sollte nach Auswahl der entsprechenden Leistung / des Spiels, der Sitzkategorie, der Unterzielgruppe (Kontingent) und des Tarifs im temporären Wagen die unten gezeigte Option "ohne Sitzplätze" gewählt werden.
Die Tickets werden dann sofort in den Wagen gelegt, ohne Angaben zum Sitzplatz:
Anschließend werden wie üblich eine Versandart und eine Zahlungsmethode ausgewählt, um den Verkauf abzuschließen. Es gelten alle üblichen Regeln über akzeptable Versandmethoden. Es können alle Zahlungsmethoden verwendet werden.
Nicht platzierte Dateien können im Backoffice wie normale Dateien verarbeitet werden, um Umtausch, Stornierung, Zahlung von Reservierungen oder Stornierung von Reservierungen vorzunehmen.
5. Sitzplätze
Im Verkaufskontext wird ein spezielles Modul zur Verfügung gestellt, mit dem alle Sitzplatzvorgänge durchgeführt werden können. Der Bildschirm Verkauf | Bestuhlung | Ticketing ist die Hauptmethode zur Zuweisung von Sitzplätzen zu nicht bestuhlten Dateien.
Der Prozess der Sitzordnung wird immer nur für eine Aufführung/ein Spiel auf einmal durchgeführt und besteht aus
- Auswahl einer Leistung / eines Spiels und einer Reihe von Operationen für den Sitzplatz, durch verschiedene Suchfilter (Dateistatus, Kategorie, Zielgruppe, Unterzielgruppe, Tarif, Kontakt, Land des Käufers, etc...)
- Manuelle Auswahl der Sitzplätze auf dem Sitzplan für die ausgewählten Dateien oder Aufforderung an das System, eine automatische Sitzplatzvergabe durchzuführen, unter Verwendung des Standard-Sitzplatzalgorithmus. Das System ist so konzipiert, dass Tausende von Karten in einem einzigen Schritt automatisch und gleichzeitig platziert werden können.
Das System ermöglicht Reservierungen und/oder Verkäufe von Sitzplätzen.
Die Platzierung von Eintrittskarten, die in einer bestimmten Unterzielgruppe verkauft werden, ist nur auf den Sitzen möglich, die derselben Unterzielgruppe zugeordnet sind, vorausgesetzt, es gibt mindestens einen Sitzplatz, der dieser Unterzielgruppe bei der aktuellen Aufführung/dem aktuellen Spiel zugeordnet ist. Wenn dieser Unterzielgruppe keine Sitzplätze zugeordnet sind, können die Verkäufe auf Sitzen in der übergeordneten Zielgruppe erfolgen.
Dies soll die Sitzordnung erleichtern:
- Entweder werden die zugeordneten Plätze als großer Topf für die Zielgruppe als Ganzes gehandhabt, und sie können für den Verkauf an jede Unterzielgruppe verwendet werden (dies könnte z.B. für die allgemeine Öffentlichkeit verwendet werden);
- Oder die Sitzplätze werden jeder Unterzielgruppe individuell zugeordnet und die Sitzplatzvergabe erfolgt dann individuell in jedem Topf (dies könnte für interne Verkäufe / VIPs verwendet werden).
Dasselbe Verfahren gilt für die Bestuhlung in Konfigurationen ohne Sitzplan. In diesem Fall besteht der Bestuhlungsprozess aus der Zuordnung von Bereichen zu Dateien.
Zu den fortschrittlichen Sitzplatzprozessen gehören die Verknüpfung von Dateien für die Sitzplatzvergabe (d.h. die Möglichkeit für Kunden, sich mit anderen Kunden zusammensetzen zu lassen) und die Verwaltung von Listen mit vorrangigen Sitzplätzen.
Akten ablegen und wiederholt mit und ohne Sitzplatz und Sitzplatzwechsel, sofern die Tickets nicht ausgedruckt oder exportiert wurden.
Sobald die Plätze einer Akte zugeordnet sind, werden sie auf den Portalen an der Vorderseite für die Kunden, in den Akteneinzelheiten und in der Liste der Tickets sichtbar.
6. Zutrittskontrolle
Nicht platzierten Dateien sind bereits Tickets zugeordnet, und Barcodes sind bereits vergeben, auch wenn der Sitzplatz noch nicht definiert ist. Daher sollten solche Tickets in der Regel erst dann in ein Zutrittskontrollsystem exportiert werden, wenn der Sitzplatz fertig ist.
Um eine solche Einschränkung zu gewährleisten, gibt es einen Parameter, der (nur von SecuTix) in den unten dargestellten Parametern der Institution eingestellt werden muss:
Diese Konfiguration stellt sicher, dass nur DRUCKENDE Tickets in das Zutrittskontrollsystem exportiert werden. Sobald ein Ticket gedruckt ist, können seine Sitzplatzdaten nicht mehr geändert werden, so dass es sicher an den Anbieter der Zutrittskontrolle geschickt werden kann.
Dieser Parameter wird dann mit allen Zugangskontroll-Schnittstellen verwendet (SecuTix API für die Zugangskontrolle, Skidata Handshake, Orange StadAccess, ...).
Dieser Parameter wird nicht mit SecuTix Access Control (TnAC) verwendet, da TnAC entschlüsselt die im Strichcode kodierten Informationen und importiert keinen Strichcode von SecuTix.
Nächste Schritte
Sobald Sie eine Leistung/ein Match unter Verwendung von Unterzielgruppen und geplanten Quoten haben, öffnet dies die Tür zu einem ausgeklügelten B2B-Verkaufsprozess unter Verwendung von Optionen, die zur Erleichterung der Verwaltung von Veranstaltungen mit Übernachfrage eingesetzt werden können. Dies wird Gegenstand einer gesonderten Dokumentation sein.